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Organiza tu espacio en la oficina para que trabajes mejor

¿Quieres tener super ordenado tu lugar de trabajo y asi no estresarte tanto? ¿Conoces el famoso método japonés de las 5S?

Seiri (整理)
Seiton (整頓)
Seisō (清掃)
Seiketsu (清潔)
Shitsuke (躾)

Clasificación (seiri): separar innecesarios
En esta etapa es super importante hacer una especie de “Inventario” de todas las cosas que tienes en tu lugar de trabajo; no importa si es un cubiculo pequeno o una amplia oficina amueblada. Luego debes hacer una clasificacion de todo lo existente siguiendo estas reglas:

• Debes deshacerte (vender, regalar o se tirar) todo lo que usas menos de una vez al año.
• De lo que queda, todo lo que usas menos de una vez al mes lo apartas (uede ser en el almacen o bodega de la empresa).
• De lo que queda, todo lo que usas menos de una vez por semana lo apartas no muy lejos (en un librero de la oficina).
• De lo que queda, todo lo que usas menos de una vez al día lo dejas en tu lugar de trabajo.
• De lo que queda, todo lo que usas menos de una vez por hora lo pones al alcance de tu mano, es decir no mas lejos de 20 centímetros.
• Y lo que utilizas varias veces cada hora lo debes tener directamente frente o sobre ti (según sea tu labor).
• Todo lo que no utilizas, que ya no te sirve como post its, libretas viejas o apuntes antiguos, también deshazte de ellos.

Ya teniendo todo esto puedes pasar a la siguiente etapa, porque ya despejaste el area de trabajo.
Orden (seiton): situar necesarios
Aqui vas a decider como deben estar ubicados todos los materiales necesarios, de manera que sea fácil hacer tu trabajo porque tienes todos los insumos a la mano.
Algunos tips que te pueden servir bastante bien son:

• Organizar con sentido comun el puesto de trabajo (proximidad, por peso, tamano, function, etc)
• Los objetos de uso frecuente deben estar cerca tuyo.
• Clasificar los objetos por orden de utilización.
• Estandarizar los puestos de trabajo (es preferente que tus companeros usen el mismo sistema por si alguien falta o no se encuentra en su lugar, alguien pueda accesar a sus materiales de manera mas facil).
• Cumplir con la regla PEPS: Primeras Entradas – Primeras Salidas

Limpieza (seisō): suprimir suciedad
Cuando ya despejaste y ordenaste tu oficina o cubículo, es más sencillo que lo limpies. Debes encontrar y eliminar todo lo que este sucio y las Fuentes de suciedad, además debes hacer lo necesario para que no vuelva a aparecer nada sucio. Si no cuidas la higiene, no solamente das mal aspecto profesional y personal sino que también acarreas enfermedades y futuras fallas en las maquinas o aparatos que utilices.
Algunos consejos de limpieza:

• No comas en tu lugar de trabajo. Si no lo puedes evitar, come cosas que no se desmoronen y limpia al terminar.
• Elimina las posibles fuentes de suciedad que logres encontrar.

Normalización (seiketsu): señalizar anomalías
Esta etapa parece rutinaria y de relleno pero en realidad es indispensable para mantener tanta limpieza que has logrado.

• Limpia las superficies de trabajo con una toalla húmeda al iniciar el día laboral.
• Inspecciona diariamente si hay algo que se ensucio por alguna razón.
• Realiza una limpieza general periódica, adicional a la que realiza el personal de limpieza de la empresa donde labores.

Mantenimiento de la disciplina (shitsuke): seguir mejorando
Esta etapa te sirve para establecer un control y procedimiento de esta metodología, de manera formal en tu vida (laboral o personal, donde te convenga usarla).
Es tener autodisciplina, y darse cuenta de que establecer esta practica de orden y limpieza es solamente el comienzo de una manera de mejorar tu estilo de vida.

Espero que te haya servido esta breve explicación de la hermosa metodología japonesa 5S, que por cierto también puedes aplicar para tu espacio de trabajo en tu PC o Laptop. Al fin de cuentas una mejor organización, mas limpieza y autodisciplina siempre se traducen en mas tiempo libre y productividad personal.